Effizienter Zugang zu HR-Wissen für Mitarbeitende der PHSG
Die Pädagogische Hochschule St.Gallen (PHSG) setzt mit dem von der Online Group entwickelten KI-Agenten «Ella» auf eine moderne, digitale Unterstützung im HR-Bereich. Ziel ist es, HR-Wissen effizient und rund und die Uhr zugänglich zu machen, und dem HR-Team mehr Zeit für Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden und Vorgesetzten zu verschaffen. Der Kernauftrag der Pädagogischen Hochschule St.Gallen (PHSG) liegt in der Lehrerinnen- und Lehrerbildung für die Volksschule und die Berufsbildung. Die Institution beschäftigt knapp 600 Mitarbeitende. Derzeit studieren rund 1’400 Personen an der PHSG. Nebst den Bereichen Ausbildung und Berufseinführung bietet die PHSG ein umfassendes Angebot an Weiterbildungen, welches jährlich von rund 10’000 Personen genutzt wird. Mit ihrem Engagement in Forschung, Entwicklung und Dienstleistungen leistet die PHSG zusätzlich einen Beitrag zur Klärung von Fragen zu Schule, Unterricht und Professionsentwicklung im Bildungssektor. Der Campus der PHSG erstreckt sich über vier Hochschulgebäude an den Standorten St.Gallen, Rorschach und Gossau.
Von verstreuten Informationen zur zentralen HR-Wissensquelle
Mit dem Projekt sollte für die Mitarbeitenden die Service-Qualität bei HR Fragen deutlich erhöht und gleichzeitig das HR-Team spürbar entlastet werden. Ausgangspunkt war die Herausforderung, HR-relevante Informationen aus dem Intranet schnell und gezielt zugänglich zu machen. Bestehende Suchfunktionen lieferten oft keine zufriedenstellenden Ergebnisse, was zu Medienbrüchen und zusätzlichem Aufwand im HR führte.
Die Online Group entwickelte daraufhin einen KI-gestützten Agenten, der Mitarbeitende bei Fragen entlang des gesamten Employee Life Cycles unterstützt – schnell, konsistent und jederzeit verfügbar.
Grundlage der Lösung bilden über 100 interne HR-Dokumente, die strukturiert aufbereitet und gezielt für die Nutzung durch die KI optimiert wurden. Durch eine spezifische Indexierungslogik und eine durchdachte Prompt-Strategie wird sichergestellt, dass relevante Inhalte präzise gefunden und verständlich beantwortet werden.
Ein zentraler Erfolgsfaktor war dabei die enge Abstimmung zwischen Fachbereich und Technologie und die gute Datengrundlage, wodurch die Qualität und Verlässlichkeit der Antworten nachhaltig sichergestellt werden konnte.
Technologische Basis auf Microsoft Azure und Azure OpenAI
Die Lösung basiert auf Microsoft Azure sowie Azure OpenAI Services und nutzt leistungsfähige Sprachmodelle für die Verarbeitung von Anfragen.
Die gesamte Lösung wird in einer sicheren Cloud-Umgebung betrieben – direkt im Tenant der PHSG in der Schweiz. Dabei bleiben die Daten strikt vom verwendeten KI-Modell getrennt und werden während der Verarbeitung durchgängig geschützt und verschlüsselt.
Durch den Einsatz einer spezifischen Prompt-Strategie sowie einer strukturierten Datenvorverarbeitung wird sichergestellt, dass die Antworten auf den internen Reglementen und Grundlagen der PHSG basieren.
Wirtschaftlich durch nutzungsbasiertes Modell
Ein wesentlicher Vorteil der Lösung liegt im verbrauchsbasierten Abrechnungsmodell der eingesetzten Azure- und OpenAI-Services. Im Gegensatz zu klassischen Lizenzmodellen, bei denen alle rund 600 Mitarbeitenden einzeln lizenziert werden müssten, entstehen Kosten ausschliesslich bei tatsächlicher Nutzung.
Dadurch kann die PHSG eine deutlich kosteneffizientere Lösung betreiben und gleichzeitig allen Mitarbeitenden einen niederschwelligen Zugang zu «Ella» ermöglichen.
Integration in bestehende Systeme und Prozess
«Ella» wurde so konzipiert, dass sich die Lösung nahtlos in den bestehenden Arbeitsalltag integriert. Die Integration erfolgt direkt in das HR-Intranet der PHSG, wodurch Mitarbeitende ohne zusätzliche Systeme auf die Lösung zugreifen können.
Zusätzlich wurde eine Automatisierung zur Indexierung aufgebaut, damit Inhalte aus dem HR-Bereich sowie relevante gesetzliche Grundlagen kontinuierlich aktualisiert und in die Lösung integriert werden können.
Kann eine Frage nicht eindeutig beantwortet werden, verweist der Agent gezielt an die zuständige HR-Stelle. So bleibt die persönliche Beratung weiterhin ein zentraler Bestandteil.
Datenschutz und transparente Nutzung
Gerade im HR-Umfeld spielen Datenschutz und Vertrauen eine zentrale Rolle. Deshalb wurde die Lösung so gestaltet, dass keine personenbezogenen Chatverläufe gespeichert werden. Zur Weiterentwicklung der Lösung werden ausschliesslich anonymisierte Nutzungsdaten wie Anfragehäufigkeit oder Zeitpunkte ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der Sicherheits- und Compliance-Standards von Microsoft Azure.
Entlastung im Alltag und Fokus auf persönliche Beratung
Durch die automatisierte Beantwortung wiederkehrender Standardfragen sollen HR-Prozesse spürbar entlastet und interne Anfragen effizienter abgewickelt werden.
Mitarbeitende erhalten schneller Zugriff auf relevante Informationen, während das HR-Team mehr Zeit für komplexe und individuelle Anliegen gewinnt.
Die Lösung ersetzt dabei nicht den persönlichen Austausch, sondern ergänzt ihn gezielt und schafft Raum für qualitativ hochwertige Beratung.
Skalierbare Lösung mit Zukunftspotenzial
Die entwickelte Lösung ist bewusst flexibel aufgebaut und kann künftig erweitert werden – beispielsweise durch zusätzliche Datenquellen, neue Anwendungsbereiche oder weiterentwickelte KI-Modelle. So schafft die PHSG eine nachhaltige Grundlage, um den Einsatz von KI im Arbeitsalltag gezielt weiterzuentwickeln.
Erfolgreiche Umsetzung durch die Online Group
Die Online Group verantwortete die Konzeption, Entwicklung, technische Umsetzung sowie den Betrieb der Lösung, basierend auf ihrer umfassenden Expertise für KI-Lösungen im Microsoft-Umfeld. Das Resultat ist ein praxistauglicher, sicherer und skalierbarer AI Agent, der den Zugang zu Wissen nachhaltig vereinfacht und zeigt exemplarisch, wie Organisationen ihre internen Services durch den gezielten Einsatz von AI effizienter, skalierbarer und wirtschaftlicher gestalten können.
„Die Zusammenarbeit mit der Online Group war sehr konstruktiv und zielorientiert. Besonders hervorzuheben sind die strukturierte Vorgehensweise der beiden Projektleitenden sowie die offene und enge Abstimmung, die wesentlich zum Projekterfolg beigetragen haben. Der HR-Chatbot «Ella» stellt für das Ressort HR und damit auch für die PHSG einen wichtigen Schritt in der digitalen Weiterentwicklung der HR-Services dar.“
Pascal Müller
Human Resources Generalist, PHSG
