Mit dem Copilot Agent von Online macht SOLTOP internes Technik-Wissen direkt nutzbar

Ein smarter Zugang zu Know-how für Technik, Verkauf & Support

Die SOLTOP Energie AG hat mit dem speziell entwickelten Microsoft 365 Copilot Agent ihren internen Wissenszugang neu gedacht. Der Fokus der Lösung liegt auf der technischen Dokumentation, einem Bereich, der zuvor stark fragmentiert und nur schwer zugänglich war. Zusätzlich werden auch Dokumente für den Verkauf sowie künftig für Externe wie auch Endkunden zugänglich gemacht. Durch den Einsatz von Microsoft Copilot Studio und einer fundierten Datenaufbereitung wurde ein gezielter Zugang zu relevanten Informationen geschaffen, der sowohl die internen Supportprozesse als auch die Servicequalität messbar verbessert.

Die SOLTOP Energie AG mit Sitz in Elgg ZH ist führender Schweizer Anbieter für erneuerbare Energien. Mit einem vielfältigen Produktsortiment von Solaranlagen bis hin zu Wärmepumpen und einem starken Fokus auf Innovation, Qualität und Nachhaltigkeit, unterstützt das Unternehmen Installationsbetriebe, Planer und Endkunden in der Schweiz und darüber hinaus.

Mit der Lösung von Online Consulting wurde ein erster praxisnaher Einstieg in den produktiven Einsatz von generativer KI im Unternehmen realisiert. Dabei wurde ein spezifischer AI-Agent entwickelt, der technisches Wissen gezielt und verständlich für den internen Gebrauch zur Verfügung stellt, insbesondere für die Zielgruppen „Technik, Verkauf & Kundendienst“. Dank iterativem Vorgehen konnte die Lösung kontinuierlich optimiert und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden.

Die Lösung

Der „SOLTOP Knowledge Copilot Agent“, auch liebevoll „Sunny“ genannt, wurde in Microsoft Copilot Studio entwickelt und über Microsoft Teams intern zur Verfügung gestellt.

• Dokumente werden manuell im SharePoint Online bereitgestellt und vom Copilot Agent verarbeitet.
• Der Agent kann Fragen zur technischen Dokumentation beantworten und relevante Inhalte aus zehntausenden Files (CAD-Zeichnungen, Anleitungen, Datenblätter usw.) liefern.
• Falls erforderlich, wird ein firmenspezifischer Vektor-Suchindex über Azure AI Search angebunden, um die Antwortqualität zu steigern.
• Die Lösung erlaubt zukünftig auch eine multimodale Datenverarbeitung (z. B. Bilder, Videos) und die Integration mit ERP- oder CRM-Systemen.

Die gesamte Einführung wurde durch gezielte Testphasen begleitet, in denen die Mitarbeitenden praxisnah geschult und eingebunden wurden.

So profitiert SOLTOP vom Copilot Agent

Schneller Zugriff auf relevantes Wissen
Mitarbeitende können direkt in Microsoft Teams auf den AI-Agent „Sunny“ zugreifen und Fragen zur technischen Dokumentation stellen, ganz ohne langes Suchen im G:-Laufwerk oder Nachfragen bei Kolleginnen und Kollegen.

Entlastung zentraler Wissenspersonen
Durch die Demokratisierung des Wissens wird die Abhängigkeit von Einzelpersonen verringert. Das Know-how bleibt im Unternehmen zugänglich und nutzbar.

Verbesserte Reaktionszeit im Support
Der Copilot Agent liefert schnelle Antworten auf häufige Fragen, intern wie extern. Dies führt zu verkürzten Durchlaufzeiten im Kundendienst und effizienteren Abläufen.

Iterative Weiterentwicklung
Die Lösung ist modular aufgebaut und kann in weiteren Schritten um zusätzliche Funktionen und Zielgruppen erweitert werden, von der Segmentierung nach Rollen bis hin zur Anbindung an bestehende Systeme.

Datensicherheit und Transparenz
Die Lösung wird im SOLTOP-eigenen Microsoft-Tenant betrieben. Alle Daten sind verschlüsselt und entsprechen den aktuellen Compliance-Anforderungen von Microsoft.

Change Management inklusive
Schulungen, Testphasen und begleitende Kommunikation sorgten für hohe Akzeptanz und ein besseres Verständnis für den Einsatz generativer KI in der Praxis.

Die Erfolgsgeschichte von SOLTOP zeigt: Mit einem strukturierten und pragmatischen Ansatz kann der Einstieg in die Welt von Microsoft Copilot und KI-gestützten Assistenzsystemen einfach und nachhaltig gelingen und das Wissen im Unternehmen wird zu einem echten Produktivitäts-Booster. Dank Auswertung der Chats auf anonymisierten Daten lernt SOLTOP, welche Themen und Inhalte Mitarbeitende bewegt und interessiert und kann so Massnahmen für die interne Weiterentwicklung der Prozesse oder „Sunny“ ganz gezielt verbessern.