Digitalisierung des Vertragsmanagements

Die neue Vertragsmanagement Lösung mit SharePoint Online bringt der KHR erhebliche Vorteile.

KHR digitalisiert das Vertragsmanagement mit SharePoint Lösung der Online

Die Kraftwerke Hinterrhein AG (KHR), ein bedeutendes Schweizer Energieversorgungsunternehmen, hat ihr Vertragsmanagement mit unserer Lösung signifikant modernisiert. Bisher nutzte KHR eine SharePoint On-Premise-Bibliothek für die Ablage der Verträge. Um die Verträge effizienter verwalten zu können und die Funktionalität zu verbessern, migrierten wir alle Vertragsdaten und Metadaten in SharePoint Online.

Die KHR mit Sitz in Thusis versorgt rund eine Million Menschen mit erneuerbarer Energie aus Wasserkraft. Mit einem Portfolio aus Speicherseen, Stauanlagen und Laufwasserkraftwerken engagiert sich KHR auch in zahlreichen Energieprojekten und für den Schutz der Natur und der lokalen Bevölkerung. Das Unternehmen gehört zu je 50 Prozent den Kantonen Graubünden und Zürich.

Die neue Vertragsmanagement-Lösung mit SharePoint Online bringt der KHR erhebliche Vorteile. Sie vereinfacht das Verwalten von Verträgen deutlich. Ausserdem erlauben integrierte Tools wie PowerAutomate und Azure Functions das Erstellen eindeutiger Vertragsnummern sowie das automatische Verlängern von Verträgen. Diese technologischen Verbesserungen reduzieren den manuellen Aufwand für alle Nutzer und steigern zugleich die Qualität der Daten. Dies macht den Prozess schneller, effizienter und fehlerfrei.

Die Lösung

  • KHR hat SharePoint Online als Grundlage für das Vertragsmanagement gewählt. Diese Plattform ermöglicht eine effiziente und sichere Verwaltung der Dokumente.
  • Die Implementierung der Services rund um die Ablage wird durch PowerAutomate unterstützt, was die Automatisierung verschiedener Prozesse, z.B. automatisierte Erinnerungen für Rechnungsläufe, ermöglicht.
  • Azure Functions wird eingesetzt, um eindeutige Vertragsnummern zu generieren und den Austausch von Vertragsverantwortlichen zu vereinfachen.
  • Durch die Integration des PnP Modern Search Tools aus der Microsoft Community sind individuelle Such- und Filterfunktionen möglich, die eine präzise Navigation in den Vertragsdaten erlauben.
  • Die Datenmigration wurde mit Hilfe von ShareGate automatisiert, was eine nahtlose und sichere Übertragung der Vertragsdaten gewährleistet.

So profitiert KHR vom digitalen Vertragsmanagement

  • Durch eine zentrale und strukturierte Ablage für Vertragsdokumente wird das Vertragsmanagement bei KHR erheblich vereinfacht.
  • Ein flexibles Berechtigungskonzept ermöglicht es verschiedenen Nutzern, entsprechend ihrer Rollen und Berechtigungen auf Vertragsdokumente zuzugreifen und diese zu verwalten.
  • Die moderne Benutzeroberfläche unterstützt die Suche und Verwaltung von Verträgen effizient und anwenderfreundlich.
  • Eine Volltextsuche mit individuellen Filterfunktionen und einer Live-Vorschau von Vertragsdokumenten und Beilagen erleichtert das Auffinden spezifischer Informationen.
  • Warn- und Erinnerungsservices für Vertragsbesitzer und das Sekretariat verbessern die Einhaltung von Fristen und die allgemeine Vertragsverwaltung.
  • Automatisches Verlängern und Inaktivieren von Verträgen – basierend auf den gespeicherten Vertragsinformationen – minimieren den manuellen Aufwand.
  • Smarte Ansichten sorgen für mehr Übersicht und eine schnellere Bearbeitung der Verträge.

«Die Zusammenarbeit mit Online Consulting AG war für die KHR ein Erfolg. Dank der neuen Lösung konnten wir unser Vertragsmanagement effizienter gestalten und unsere Prozesse nachhaltig optimieren. Wir schätzen die professionelle Unterstützung und die vertrauensvolle Partnerschaft sehr.»

Regula Battaglia

Sachbearbeiterin Finanzen und Dienste, Kraftwerke Hinterrhein AG

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