Durchgängige Prozesse im Qualitätsmanagement
Das Webinar “Qualitätsmanagement – Keep it simple mit Microsoft365» stand im Zeichen eines funktionalen und einheitlichen Prozesses im Bereich QM. Unsere Qualitätsmanagement-Lösung steht auf dem Fundament von Sharepoint Online.
Das nachfolgende Video fasst das gesamte Webinar zusammen. Die wichtigsten Aspekte der Lösung erläutern wir untenstehend nochmals genauer.
Standardfunktionalitäten intelligent genutzt
Unser Lösungsansatz für ein effektives und effizientes Q-Management bewegt sich weitestgehend auf Standard-Funktionalitäten von Sharepoint Online. Dies ermöglicht eine Einführung dieser Lösung innerhalb deiner bestehenden Microsoft-Produktwelt – ohne weitere Lizenzkosten. Je nach Bedarf können z.B. mittels Microsoft PowerBI genaue grafische Auswertungsmöglichkeiten optional lizenziert werden.
Einfache und intuitive Navigationsstruktur
Ein System findet dann grosse Akzeptanz in einem Unternehmen, wenn es sowohl alle funktionellen Aspekte abdeckt als auch für den Endbenutzer einfach zu bedienen ist. SharePoint bietet betreffend Navigation resp. Benutzerfreundlichkeit verschiedene Möglichkeiten.
Flyout-Navigation: Im oberen Bereich der SharePoint-Seite kannst du mittels dieser Navigation eine einfache und übersichtliche Struktur generieren. Ob nach Firma/Subfirma, Prozess oder Subprozess gegliedert; du kannst den Aufbau resp. die Gliederung gemäss deinen Bedürfnissen anpassen.
Grafische Navigation: Die Darstellung eines Prozesshauses auf der Startseite empfiehlt sich sehr, um eine intuitive Navigation anzuwenden. Für die Erstellung der Grafiken werden verschiedene Tools unterstützt:
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft Visio
- Datenbankgestütztes Tool (z.B. Viflow)
Such-Navigation: Mit dieser implementierten Suchfunktion in SharePoint kannst du mittels eingegebenem Suchbegriff ebenfalls zur gewünschten Seite navigieren.
Mit diesen drei Navigations-Werkzeugen können die Inhalte auf verschiedene Wege zugänglich gemacht werden.
Dokumentenlenkung – das zentrale Element
Das Herzstück unserer QM-Lösung stellt die zentrale Dokumentenlenkung dar. Die Steuerung der Dokumente gewährleistet eine saubere Versionierung und verhindert den Umlauf von nicht freigegebenen Dokumenten.
Verschiedene Funktionen garantieren eine sichere Handhabung deiner Q-Management-Daten. Zum Beispiel
- Automatische Versionierung der Dokumente
- Freigabe-Prozess
- Dynamische Kopf- und Fusszeile der Dokumente
- Versionierungs-Log
- Publizieren von PDF-Dateien
- usw.
Integriertes Massnahmen-Management
Mittels Sharepoint-Listen können weitere Prozesse optimal gemanaged werden. Zum Beispiel
- Audits
- Risikomanagement
- KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
Die Darstellung dieser Listen kann sowohl in Listen-Darstellung als auch als Kachel-Darstellung erfolgen. Zu jedem dieser Prozesse können Massnahmen angezeigt resp. erfasst werden. Die Massnahmen all dieser Prozesse kannst du wiederum in einer zentralen Liste zusammenfassen und z.B. als übersichtliches Kanban-Board darstellen.
Arbeiten ohne Medienbruch in Microsoft Teams
Mittels Microsoft Viva kann die Applikation auch direkt in Microsoft Teams dargestellt werden. Dies ermöglicht das Arbeiten von einem Tool aus ohne Absprung in einen Browser. Ebenfalls können in kollaborativen Teams die jeweilig gültigen Prozessdokumente direkt angezeigt werden.
