Digitales Qualitätsmanagement mit SharePoint

Mit der Qualitätsmanagement Lösung von Online digitalisiert Agathon das Management-System

Agathon hat ihren gesamten Managementprozess in Bezug auf Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung durch die Einführung einer modernen IMS-Lösung auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online grundlegend erneuert.
Zuvor war das Management-System dokumentenzentriert auf einer traditionellen File-Ablage organisiert, was mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden war. Dank der neuen Lösung von Online Consulting AG können sämtliche Prozesse und Dokumente nun zentral, normgerecht und vollständig digital verwaltet sowie die Anforderungen an die vorhandenen ISO-Zertifizierungen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001) erfüllt werden.

Die Agathon bietet mit ihren Produkten und Dienstleistungen seit mehr als 100 Jahren moderne, qualitativ hochstehende und wegweisende Lösungen an. Das Portfolio umfasst Schleif- und Lasermaschinen für das Präzisionsschleifen und Lasern von Wendeschneidplatten sowie Precision-Parts für den Maschinen-, Werkzeug- und Formenbau.

Die digitale Qualitätsmanagement-Lösung von Online Consulting AG integriert und vereinfacht sämtliche Prozesse des Management-Systems und ermöglicht so eine deutliche Steigerung der Effizienz und Qualität in der Verwaltung von rund 2000 Dokumenten.

Qualitätsmanagement neu mit Sharepoint

Das für Agathon realisierte Projekt brachte eine zentrale Plattform für das integrierte Management-System (IMS), welches auf SharePoint Online basiert. Durch eine agile Vorgehensweise und eine kurze Konzeptionsphase wurde die Lösung gemeinsam mit Agathon entwickelt und implementiert. Mithilfe von Standardfunktionalitäten und eigens entwickelten Erweiterungen für die Dokumentenlenkung, wie der Metadatenintegration und PDF-Erstellung, konnte eine Lösung geschaffen werden, die die hohen Qualitätsansprüche von Agathon erfüllt.

Die IMS-Lösung bietet folgende Funktionalitäten:

• Einstiegsseite und Prozesshaus: Eine zentrale SharePoint-Site Collection bildet das Herzstück des Systems und bietet direkten Zugriff auf das Prozesshaus. Das Prozesshaus visualisiert die Prozessebenen und erleichtert die Navigation.
• Zentralisierte Dokumentenlenkung: Dokumente werden zentral und normgerecht verwaltet, wobei Microsoft Power Automate als Workflow-Engine für automatisierte Freigabeprozesse sorgt. Die Metadaten-Integration in die Kopf- und Fusszeile sorgt für klare Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit. Wasserzeichen verhindern, dass Autoren aus Versehen Entwurfsdokumente produktiv nutzen.
• Dokumentenprüfung per QR-Code: Über einen QR-Code in der Fusszeile können Mitarbeitende per Mobile prüfen, ob sie mit dem gültigen Dokument arbeiten.
• Erweiterungsmöglichkeiten: Neben der Dokumentenlenkung bietet die Lösung Flexibilität für zusätzliche Listenapplikationen, wie z.B. für KVP-Prozesse oder das Risikomanagement, die nach Bedarf integriert werden können.
• Navigation und Prozessseiten: Die Prozessseiten bieten strukturierte Übersichten zu den jeweiligen Prozessdokumenten und weiteren relevanten Informationen. Die Nutzer navigieren durch die Hauptprozesse und finden schnell die gewünschten Inhalte.

So profitiert Agathon von der Qualitätsmanagement-Lösung

• Effiziente Prozesssteuerung: Der ehemals manuelle Prozess der Dokumentenlenkung ist nun vollständig digitalisiert. Alle Prozessdokumente werden zentral verwaltet und können direkt im System überarbeitet und freigegeben werden.
• Echtzeit-Datenverfügbarkeit: Durch die digitale Lösung sind alle Informationen und Dokumente stets in Echtzeit verfügbar, was schnelle Entscheidungen und rasche Reaktionen ermöglicht.
• Standardisierte und zentralisierte Dokumentation: Sämtliche Dokumente und Prozesse sind in einer zentralen SharePoint-Plattform organisiert, was die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit erheblich erleichtert und redundante Datenhaltung verhindert.
• Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit: Durch die Verfügbarkeit der Lösung über Microsoft 365 können Mitarbeitende weltweit auf alle Informationen zugreifen und interaktiv an Prozessen teilnehmen.
• Sicherheits- und Zugriffsmanagement: SharePoint Online bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, die den Datenschutz und die Zugriffssteuerung gewährleisten. Dies ist besonders wichtig für das Qualitätsmanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in der Produktion.
• Effiziente Datenanalyse und Auswertung: Dank der Digitalisierung kann Agathon AG auf fundierte Datenanalysen zurückgreifen, die den Fortschritt und die Qualität der Prozesse übersichtlich darstellen und bewerten.

Mit der neuen Qualitätsmanagement-Lösung der Online Consulting AG hat Agathon AG nicht nur den administrativen Aufwand minimiert, sondern auch eine leistungsfähige und zukunftssichere Plattform für das Management-System geschaffen.