Kernbausteine einer erfolgreichen Microsoft Teams Governance

Deshalb ist Microsoft Teams Governance wichtig

Eine durchdachte Microsoft Teams Governance ist nicht nur ein „Nice-to-have“, sondern ein Muss für Unternehmen, die langfristig erfolgreich mit Teams arbeiten wollen. Denn Microsoft Teams ist schnell implementiert – doch mit der steigenden Anzahl an Teams, Ablagemöglichkeiten, Benutzern, Gästen und integrierten Apps verliert man schnell die Übersicht. Viele Teams werden zu „Datenfriedhöfen“, die nicht mehr aktiv genutzt, aber auch nicht richtig verwaltet oder gelöscht werden. Mit der Zeit führen diese unkontrolliert wachsenden Strukturen zu Chaos und werfen viele Fragen auf – vor allem in den Bereichen Informationssicherheit, Datenschutz, Governance und Betrieb. Das Ergebnis ist eine ineffiziente Nutzung von Microsoft Teams, die mehr Probleme schafft als sie löst.

So bringen wir Ordnung ins Teams Chaos

Unser Microsoft Teams Governance Paket beinhaltet neben unserem leistungsstarken Teams Manager auch ein vorgefertigtes Set an Funktionen und Best Practices, die sicherstellen, dass deine Teams-Umgebung strukturiert, sicher und effizient bleibt:

1. Die Architektur: Basis für Stabilität und Sicherheit

Eine solide Architektur und technische Governance sind das Fundament einer erfolgreichen Microsoft Teams Implementierung. Sie stellen sicher, dass die Teams-Umgebung stabil, sicher und skalierbar bleibt.

• Konzept zur M365 Grundkonfiguration:
  Wir entwickeln eine massgeschneiderte M365 Grundkonfiguration, die alle wesentlichen technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen abdeckt.
• Gruppen-, Rollen-, Berechtigungs- und Namenskonzept für M365 Gruppen:
  Ein klares und durchdachtes Konzept für Gruppen, Rollen und Berechtigungen stellt sicher, dass jeder Nutzer nur auf die für ihn relevanten Daten und Funktionen zugreifen kann. Ein Namenskonzept sorgt zudem für Übersichtlichkeit und einfache Verwaltung.
• Gästekonzept für sichere Kollaboration:
  Die sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern ist unerlässlich. Unser Gäste-Konzept ermöglicht es, externe Nutzer sicher und kontrolliert in die Teams-Umgebung einzubinden.

2. Service Design für Teams, SharePoint Online und OneDrive

Ein durchdachtes Service Design schafft Klarheit und Struktur, indem es die Funktionen und den Einsatzbereich von Microsoft Teams, SharePoint Online und OneDrive genau definiert.

• Servicebeschreibung und Funktionsumfang:
  Wir definieren, welche Dienste und Funktionen in deiner Organisation wie genutzt werden, und sorgen für eine klare Abgrenzung zwischen den verschiedenen Tools.
• Abgrenzung zu ergänzenden Lösungen:
  Durch eine klare Abgrenzung von Microsoft Teams zu ergänzenden Lösungen wie SharePoint und OneDrive bleibt die Teams-Umgebung übersichtlich und effizient nutzbar.

3. Information Governance: Compliance sicherstellen

Eine klare Information Governance stellt sicher, dass alle Daten korrekt klassifiziert und gemäss den Unternehmensrichtlinien verwaltet werden.

• Definition von Anwendungsfällen und Benutzerrichtlinien:
  Wir erarbeiten spezifische Anwendungsfälle und Richtlinien für die Nutzung von Microsoft Teams, um eine einheitliche und sichere Nutzung zu gewährleisten.
• Konzept für den Microsoft Teams Provisioning Lifecycle:
  Ein umfassendes Lifecycle-Management-Konzept sorgt dafür, dass Teams von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung strukturiert verwaltet werden.

4. Informationssicherheit & Datenschutz (ISDS)

Eine umfassende Integration von ISDS in die Microsoft Teams Governance ist entscheidend für den Schutz sensibler Unternehmensdaten.

• Erweiterungen zum bestehenden ISDS-Konzept:
  Wir passen dein bestehendes ISDS-Konzept an die Anforderungen von Microsoft Teams an, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
• Prozessbeschreibung für ISDS-Prüfung neuer Funktionen:
  Neue Funktionen werden vor der Einführung streng geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Sicherheitsanforderungen deines Unternehmens entsprechen.

5. Kommunikation & Adoption: Akzeptanz steigern

Die erfolgreiche Einführung von Microsoft Teams hängt von einer effektiven Kommunikation und der Akzeptanz durch die Nutzer ab.

• User Journey und Kommunikationsmassnahmen:
  Wir gestalten eine umfassende User Journey und entwickeln gezielte Kommunikationsmassnahmen, um die Einführung von Microsoft Teams in deinem Unternehmen zu unterstützen.
• Definition von Lernhilfsmitteln und Inhalten für Adoption:
  Durch massgeschneiderte Lernhilfsmittel und Trainingsinhalte stellen wir sicher, dass deine Mitarbeiter Microsoft Teams effizient nutzen können.

6. Betrieb: Stabile und effiziente Prozesse

Ein klar definierter Betrieb ist entscheidend für den reibungslosen Einsatz von Microsoft Teams im Alltag.

• Definition von Betriebsprozessen und Verantwortlichkeiten:
  Wir legen klare Prozesse und Verantwortlichkeiten fest, um den laufenden Betrieb von Microsoft Teams sicherzustellen.
• Kriterien für reibungslosen Betrieb:
  Wir definieren die notwendigen Kriterien und Massnahmen, um einen störungsfreien und effizienten Betrieb der Teams-Umgebung zu gewährleisten.

7. Einführung & Rollout: Sorgfältig geplant

Eine erfolgreiche Einführung erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung.

• Definition der Einführung inkl. Roadmap und Terminplan:
  Wir erstellen eine detaillierte Roadmap und planen den gesamten Rollout, damit die Einführung von Microsoft Teams in deinem Unternehmen reibungslos verläuft.

8. Technische Realisierung & Weiterentwicklung

Wir sorgen dafür, dass alle technischen Anpassungen optimal umgesetzt werden.

• Umsetzung technischer Anpassungen und Bereitstellung von Komponenten:
  Wir setzen alle notwendigen technischen Anpassungen um und stellen die benötigten Komponenten bereit, um deine Teams-Umgebung optimal zu gestalten.