Verkaufsprozess jederzeit im Überblick behalten
Wie handhabt dein Unternehmen die Datenflut aus potentiell interessanten Leads? Mit Microsoft Dynamics 365 (CRM) bildest du den gesamten Verkaufsprozess vom flüchtigen Kontakt über einen Lead bis hin zum Verkauf und After Sales durchgehend ab.
Dynamics 365 (CRM) beinhaltet viele Funktionalitäten und Abbildungen von Abläufen, die den Verkaufsprozess deines Unternehmens aktiv unterstützen können.
Die Leads
Die Generierung von Leads erfolgt meist aus unterschiedlichen Quellen. Ob Newsletter, Website oder Social Media, die Daten können automatisiert in Dynamics 365 importiert und der manuelle Aufwand damit reduziert werden. Sobald diese Daten im System eingetragen sind, ist es wichtig, diese entsprechend weiterzuverarbeiten.
Dazu gibt es verschiedene Herangehensweisen. Wir empfehlen unseren Kunden einen Prozess zu hinterlegen, der neue Leads direkt der richtigen Person zuordnet und dieser eine Benachrichtigung zuschickt. Dadurch ist die Verantwortung direkt geregelt und der Lead kann bearbeitet werden, solange er noch aktuell ist.
Natürlich bietet D365 auch noch viele weitere nützliche Funktionen:
- Anbindung an ein Formular auf Ihrer Webseite
- Anbindung an Ihr Newsletter Tool (z.B. Mailchimp)
- Automatische Zuweisung des Account Managers (anhand vordefinierter Kriterien)
- Einstufung der Leads nach Potential (kalt – heiss)
- Definition verschiedener Muss-Kriterien bei der Erstellung
- Prüfung der Doubletten für eine gute Datenqualität
- Ablegen aller Aktivitäten und Kontaktpunkte
- u. v. m.
Vom Lead zur Verkaufschance
Der Lead ist erstellt, die Aktivitäten sind abgelegt und es hat sich ein regelmässiger Kontakt etabliert sowie Interesse konkretisiert. Dies ist der Zeitpunkt, wenn man den Lead qualifiziert und in die eigentliche Adressdatenbank aufnimmt. Während der Qualifizierung kann der Nutzer direkt auswählen, welche Datensätze erstellt werden sollen. So kann er einen Kontakt, eine Firma und auch eine Verkaufschance direkt in einem Schritt erfassen und dadurch wertvolle Zeit sparen. Alle Dokumente, Notizen, Dateien und auch Aktivitäten werden in die neuen Datensätze übernommen und es entsteht eine lückenlose Dokumentation. Ebenfalls ist es nun möglich, die einzelnen Leadquellen und Verkaufschancen genau auszuwerten und dadurch den Verkaufsprozess zu optimieren.
Nützliche Funktionen bei der Qualifizierung:
- Aufnahme in die Adressdatenbank als Firma und Kontakt
- Automatische Erstellung einer Verkaufschance
- Übernahme aller Aktivitäten, Dokumente und Notizen
- Lückenlose Verfolgung der Leadherkunft
Sobald der Lead qualifiziert wurde, ist dieser in der Adressdatenbank zu finden und kann auch dort verwaltet werden. Sobald dies passiert ist, spricht man von Firmen und Kontakten, welche in verschiedenen Datensätzen abgelegt sind. Durch diese Aufsplittung der Datensätze, welche jedoch miteinander verknüpft sind, entstehen neue Funktionalitäten. Diese können für die Verwaltung genutzt werden. So ist es möglich, verschiedene Standorte und Abteilungen zu führen und diese in Hierarchien abzubilden oder verschiedene Adressen zu hinterlegen.
Die Verkaufschance
Eine Verkaufschance bedeutet im Dynamics 365, dass der Kunde ein Kaufinteresse bekundet hat und somit ein potenzieller Verkauf stattfinden könnte. Die Verkaufschancen können, wie oben bereits erwähnt, entweder direkt aus einem Lead entstehen oder manuell erfasst und einer Firma und/oder einem Kontakt zugewiesen werden. Dank dieser Flexibilität können alle Verkaufschancen an einem Ort verwaltet werden. Innerhalb dieses Datensatzes besteht die Möglichkeit, den eigenen Verkaufsprozess mit einzelnen Punkten abzubilden oder auf den vorgegebenen Prozess von Microsoft zurückzugreifen. Durch die Verwendung und Abbildung des Prozesses in der Prozessleiste müssen alle Verkaufschancen die gleichen Phasen durchlaufen. Dadurch können genauere Schlüsse wie der zu erwartende Umsatz, das potenzielle Abschlussdatum sowie die Wahrscheinlichkeit gezogen werden. Neben der Abbildung des Prozesses können Sie auch die Produkte hinterlegen, für welche sich der Kunde interessiert. Ebenfalls kann die dazugehörige Preisliste mit den Konditionen verlinkt und dadurch der Wert dieser Verkaufschance automatisch berechnet werden.
Die beliebtesten Funktionen bei den Verkaufschancen:
- Automatische oder manuelle Erstellung der Verkaufschancen
- Erkennung von ähnlichen Verkaufschancen als Referenz
- Generieren von mehreren Verkaufschancen
- Abbildung des eigenen Verkaufsprozesses
- Definition von Eckpunkten für die verschiedenen Verkaufsphasen
- Verlinkung mit der Produktdatenbank
Das Angebot
Wenn der Verkauf immer konkreter wird und der Kunde ein klares Kaufinteresse zeigt, kann aus einer Verkaufschance direkt ein Angebot generiert werden. In diesem Schritt werden wieder alle hinterlegten Informationen wie Preise oder Produkte automatisch in das Angebot übernommen. Mit der Erstellung des Angebots beginnt auch der entsprechende Prozess. Darin können klare Abläufe für die Angebotserstellung definiert werden, z.B. Reviewprozess und Versionierungen.
Im Angebot kann der Nutzer selber noch Anpassungen an den Produkten, Zusatzleistungen oder auch am Rabatt vornehmen und so das Angebot gemäss den Besprechungen und Vereinbarungen adaptieren. Sobald das Angebot steht, kann dieses an den Kunden versendet werden. Hier hat man die Möglichkeit, Word-Vorlagen mit dem eigenen Logo und der Darstellung des Angebotes zu hinterlegen und die Angebote automatisch als Word-Dateien herunterzuladen. Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, kann das Angebot als PDF generieren lassen und direkt über Dynamics 365 versenden.
Funktionen bei der Angebotserstellung:
- Definierter Angebotsprozess und klarer Ablauf
- Versionierung und Review innerhalb des Angebotes dokumentiert
- Übernahme der Produkte und Informationen aus der Verkaufschance
- Anpassung der Produkte, Texte und Rabattstufen
- Änderung der Adresse für das Angebot
- Erstellung einer Word-Datei auf Basis einer Vorlage
- Versand des Angebotes als PDF
Sobald dieser Schritt gemacht ist, kommt in den meisten Fällen die Schnittstelle ins ERP zum Zug, da die Produktionsplanung sowie die Rechnungsstellung darin gemacht werden. Dies ist auch in unseren Augen der späteste Zeitpunkt, zu dem man das «CRM» verlassen und ins ERP übergehen sollte.
Damit die Verkäufer weiterhin einen Überblick über den Status der Bestellung, die Rechnung und die verkauften Produkte haben, ist es sinnvoll, dass man nicht nur die Daten vom CRM ins ERP spielt, sondern auch zurück. Dadurch können die Prozesse zwar im ERP abgehandelt werden, jedoch stehen die Informationen für spätere Bestellungen und Auswertungen auch den CRM-Nutzern zur Verfügung.
Der Verkaufsprozess mit Dynamics 365
Jede Firma arbeitet ein wenig anders und die Prozesse unterscheiden sich voneinander. Dadurch können sie nicht 1:1 übertragen werden. Die Eckpunkte sind jedoch meist ähnlich und viele Funktionalitäten kannst du bereits aus dem Standard von Dynamics 365 nutzen. Es muss also kein komplett neuer Prozess, kein Modul oder keine Entität gebaut werden. Mit der Wahl der Standardlösung profitiert dein Unternehmen von regelmässigen Neuerungen und Updates.
Deshalb empfehlen wir, dass du zuerst den standardisierten Verkaufsprozess innerhalb von Dynamics 365 anschaust und versuchst, diesen mit dem aktuellen Prozess deines Unternehmens zu koppeln. Kleine Änderungen oder Anpassungen an den Daten oder Prozessschritten können ohne Probleme vorgenommen werden.
Wir beraten dich gerne. Wir evaluieren, welches Vorgehen für dein Unternehmen am meisten Sinn macht und wie du deine bestehenden Prozesse noch weiter optimieren kannst.
