Die Stiftung visoparents führt zentrale Prozesse aus Personal, Betreuung, Planung und Fundraising auf einer gemeinsamen digitalen Plattform zusammen
Was 1963 als kleiner Elternverein begann, ist heute eine schweizweit engagierte Stiftung für Familien mit einem Kind mit Behinderung. Die Stiftung visoparents begleitet Kinder mit komplexen mehrfachen Behinderungen, chronischen Krankheiten oder herausfordernden Verhaltensweisen individuell durch die Vorschul- und Schulzeit. Gleichzeitig schafft sie Orte, an denen Kinder mit und ohne Behinderung gemeinsam aufwachsen, sich begegnen und voneinander lernen können.
Damit sich die Mitarbeitenden auf diese anspruchsvolle und wertvolle Aufgabe konzentrieren können, braucht es im Hintergrund zuverlässige, übersichtliche und einfach nutzbare Prozesse. Historisch gewachsene Systeme und voneinander getrennte Datenbestände erschwerten jedoch zunehmend den Arbeitsalltag. Gemeinsam mit der Online Group hat die Stiftung deshalb eine zentrale Lösung auf Basis von Microsoft Power Platform, Dynamics 365 und Power BI aufgebaut. Seit dem 1. Juni 2026 ist sie produktiv im Einsatz.
Ausgangslage: Viele Aufgaben, verteilte Informationen
Die bisherige Systemlandschaft der Stiftung visoparents bestand aus einer Access-Datenbank und weiteren Einzellösungen. Informationen zu Mitarbeitenden, Führungskräften und HR, Klienten und Eltern, Spendern, Freiwilligen sowie weiteren Anspruchsgruppen waren dadurch auf unterschiedliche Systeme und Datenbestände verteilt.
Gleichzeitig mussten zentrale Prozesse wie die Zeiterfassung, die Personaleinsatzplanung, die tägliche Präsenzerfassung der betreuten Kinder, die Verwaltung von Klienten und Betreuungsverträgen sowie das Fundraising zuverlässig abgebildet werden.
Die Herausforderung bestand deshalb nicht nur darin, einzelne Anwendungen zu ersetzen. Gefragt war eine gemeinsame digitale Grundlage, welche unterschiedliche Bereiche miteinander verbindet, Daten konsistent verfügbar macht und die Mitarbeitenden im konkreten Arbeitsalltag unterstützt.
Eine Plattform für zentrale Prozesse
Die neue Lösung basiert auf Microsoft Dataverse, Dynamics 365, Power Apps und Power BI. Sie verbindet zentrale Prozesse aus Personal, Betreuung, Administration und Fundraising auf einer gemeinsamen Datenbasis.
Dafür wurden bestehende Daten aus verschiedenen Systemen zusammengeführt und in die neue Umgebung überführt. Die Migration umfasste unter anderem Firmen, Kontakte, Standorte, Gruppen, Klienten, Betreuungsverträge, Präsenzen, Projekte, Spenden, Mitarbeitende und Arbeitsverträge.
Rollen und Zugriffsrechte stellen sicher, dass Mitarbeitende, Vorgesetzte, HR, Geschäftsleitung und IT jeweils auf die für ihre Aufgaben relevanten Informationen zugreifen können. Für besonders sensible Bereiche wurden zudem Audit-Protokolle eingerichtet, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Zeitwirtschaft und Personaleinsatz an einem Ort
Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist die neu aufgebaute Zeitwirtschaft. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten in einer eigens entwickelten Webanwendung und erhalten gleichzeitig Einblick in geplante Einsätze, Abwesenheiten sowie ihre Ferien- und Gleitzeitsaldi.
Die Personaleinsatzplanung ist mit Microsoft Teams Shifts verbunden. Geplante Einsätze werden automatisch mit Dataverse synchronisiert und stehen damit auch in der zentralen Plattform zur Verfügung.
Darüber hinaus unterstützt die Lösung die Verwaltung verschiedener Abwesenheitsarten, Jahresüberträge, Saldoanpassungen und den monatlichen Abschluss. Nach dem Monatsabschluss werden die entsprechenden Buchungen gesperrt und bleiben nachvollziehbar dokumentiert.
Damit ersetzt die neue Lösung nicht nur ein bestehendes Zeiterfassungssystem. Sie führt Einsatzplanung, Arbeitszeit, Abwesenheiten und Zeitkonten in einem durchgängigen Prozess zusammen.
Präsenzen einfach und vollständig erfassen
Für die tägliche Anwesenheitserfassung der betreuten Kinder wurde eine eigene Power App entwickelt. Die Betreuungsteams sehen darin die vertraglich vorgesehenen Präsenzen und können An- und Abwesenheiten direkt erfassen.
Die Anwendung berücksichtigt standortspezifische Betreuungszeiten, Abwesenheitsgründe und zusätzliche Betreuungstage. Fehlende Einträge aus der Vergangenheit werden automatisch angezeigt und können gesammelt nachgetragen werden.
Das kompakte Layout wurde gezielt für den Einsatz auf den vorhandenen Arbeitsgeräten optimiert. Auch bei Gruppen mit bis zu 20 Kindern bleiben die relevanten Informationen übersichtlich sichtbar.
So entsteht ein einheitlicher und nachvollziehbarer Prozess, der den Betreuungsteams im Alltag eine schnelle Erfassung ermöglicht und gleichzeitig eine verlässliche Datenbasis für weitere Auswertungen schafft.
Belegung und Kapazitäten mit Power BI im Blick
Ergänzend zur Präsenzerfassung wurde ein Belegungsplan in Power BI umgesetzt. Tages-, Wochen- und Monatsansichten zeigen, wie die vorhandenen Plätze und Kapazitäten genutzt werden.
Belegungsfaktoren, Aufwandsfaktoren und die Kapazitätsauslastung werden automatisch berechnet. Eine Ampellogik macht auf einen Blick sichtbar, ob sich die Auslastung im grünen, orangefarbenen oder roten Bereich befindet.
Für den operativen Einsatz steht zusätzlich eine optimierte Druckansicht zur Verfügung, welche die wichtigsten Informationen zu Standorten, Gruppen und Kindern kompakt zusammenfasst.
Damit verfügt die Stiftung nicht nur über aktuelle Präsenzdaten, sondern auch über eine transparente Grundlage für die Planung und Steuerung ihrer Betreuungsangebote.
Klienten und Betreuungsverträge zentral verwalten
Auch die Klientenstammdaten und Betreuungsverträge wurden in die neue Plattform integriert.
Die Lösung bildet unter anderem Klientenbeziehungen, Vertragspartner, Standorte, Betreuungsverträge und Präsenzen ab. Automatische Prüfungen helfen dabei, doppelte Datensätze zu vermeiden. Fachliche Regeln, beispielsweise bei der Berechnung von Betreuungs- und Aufwandsfaktoren, werden direkt durch das System unterstützt.
Eltern, Erziehungsberechtigte und Kostenträger können den jeweiligen Verträgen eindeutig zugeordnet werden. Damit stehen zentrale Informationen nicht länger in voneinander getrennten Anwendungen, sondern sind direkt mit den dazugehörigen Personen und Leistungen verknüpft.
Fundraising als Teil der Gesamtlösung
Entgegen dem ursprünglichen Zielbild wurde auch das Fundraising bereits in der ersten produktiven Phase umgesetzt.
Die Stiftung kann Fundraising-Projekte, Zielbeträge und eingegangene Spenden direkt in Dynamics 365 verwalten. Der aktuelle Spendenstand und der jeweilige Erfüllungsgrad werden automatisch berechnet.
Zusätzliche Funktionen unterstützen die Datenqualität und die weitere Bearbeitung: Das System warnt bei möglichen Duplikaten, berücksichtigt anonyme Spenden und kennzeichnet Kontakte oder Firmen automatisch als Spender. Auch Versandhistorien und Marketinglisten wurden in die gemeinsame Plattform integriert.
Damit sind nicht nur die operativen Betreuungs- und Personalprozesse digital verbunden. Auch die Beziehungen zu Spendern und weiteren Kontakten werden auf derselben Datenbasis gepflegt.
BSV-Leistungen nachvollziehbar dokumentieren
Ein weiteres Modul unterstützt die Erfassung von Leistungen nach den definierten BSV-Codes. Mitarbeitende können die entsprechenden Stunden erfassen und bei Bedarf direkt mit einem Klienten verknüpfen.
Für grössere Datenmengen steht ein Excel-basierter Massenimport zur Verfügung. Gleichzeitig stellt die Lösung sicher, dass gespeicherte Datensätze nicht nachträglich unkontrolliert verändert werden können und die erforderliche Aufbewahrung unterstützt wird.
Dadurch werden auch diese administrativ und regulatorisch relevanten Prozesse in die gemeinsame Plattform eingebunden.
Schrittweise entwickelt, gemeinsam geprüft
Die neue Lösung wurde iterativ entwickelt und gemeinsam mit der Stiftung visoparents laufend geprüft. Rückmeldungen aus dem Projekt konnten dadurch früh berücksichtigt und die einzelnen Module gezielt auf den tatsächlichen Arbeitsalltag abgestimmt werden.
Der erste produktive Release umfasste neben Zeitwirtschaft und Präsenzerfassung auch Belegungsplanung, BSV-Stundenerfassung, Fundraising, Klienten- und Vertragsverwaltung, die zentrale Adressdatenbank sowie die Migration der bestehenden Daten. Weitere Funktionen werden in einer nächsten Phase ergänzt. Dazu gehören unter anderem ein erweitertes Planungstool, die Förder- und Fallplanung, automatisierte Spendenbescheinigungen und Dankesschreiben sowie zusätzliche Möglichkeiten zur Selbsterfassung von Abwesenheiten.
Der Nutzen: Mehr Übersicht im gesamten Arbeitsalltag
Mit der neuen Plattform hat die Stiftung visoparents mehrere bisher getrennte Anwendungsbereiche auf einer gemeinsamen Grundlage zusammengeführt.
Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten und Präsenzen in auf ihre Aufgaben zugeschnittenen Anwendungen. Führungskräfte und HR erhalten mehr Transparenz über Einsätze, Zeitkonten und Abwesenheiten. Betreuungsteams sehen vertragliche Präsenzen und zusätzliche Betreuungstage direkt im System. Die Administration verwaltet Klienten, Verträge und BSV-Leistungen zentral. Fundraising-Projekte, Spenden und Kontakte sind mit den übrigen Daten verbunden.
Dadurch entstehen weniger Medienbrüche und parallele Datenbestände. Informationen werden einmal erfasst und stehen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Gleichzeitig schaffen Power BI und die zentralen Auswertungen eine bessere Grundlage für Planung und Entscheidungen. Die Lösung unterstützt damit nicht nur einzelne administrative Aufgaben. Sie verbindet zentrale Bereiche der Stiftung und schafft im Hintergrund die Voraussetzungen dafür, dass sich die Mitarbeitenden stärker auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können: Kinder und ihre Familien individuell zu begleiten, zu entlasten und ihnen neue Perspektiven zu eröffnen.
